Certificados digitais: o que são e o que sua empresa ganha com eles?

Certificados digitais: o que são e o que sua empresa ganha com eles?

Fechar um novo negócio, vender uma casa, abrir uma empresa, casar ou registrar um filho… Muitos momentos importantes da vida — pessoal ou profissional — envolvem uma assinatura em um documento. Por isso, sempre que pensamos no fechamento de um grande contrato, logo imaginamos aquele momento em que as duas partes pegam suas canetas, rabiscam o papel e apertam as mãos. É esse momento mágico que separa uma oportunidade de um negócio fechado.

Isso é tão verdade que nós cansamos de ver cenas como essa em filmes, séries ou novelas. Você mesmo, que está lendo esse texto, já deve ter assinado tantos papéis em sua vida que nem se lembra quantos foram. Mas, e se nós disséssemos que esse momento mágico de fechar o negócio pode acontecer com um clique? Isso é possível com os certificados digitais.

“Mas isso não tem a mesma validade de uma assinatura em papel”, alguns podem dizer. Pois então… Até é possível dizer que um certificado digital não tem o mesmo charme de rabiscar aquela assinatura cheia de floreios com uma caneta Montblanc, mas, com certeza, tem a mesma validade jurídica. Os certificados digitais foram criados justamente para substituir as assinaturas em papel, quando não é possível fazê-las, e também para trazer validade e segurança jurídicas às operações online.

 

Para que serve um certificado digital?

Ele substitui a assinatura em papel, com o mesmo valor jurídico. Também traz validade e segurança para operações online, como envio de informações para o Governo e Receita.

 

Um certificado digital digital é seguro?

É natural que exista certa desconfiança com os certificados digitais, quando não se sabe exatamente como eles funcionam. Afinal, se pensarmos em uma conta de rede social ou assinatura de e-mail, é extremamente fácil roubar uma senha e se passar por outra pessoa. Então, como ter segurança em assinar documento pela internet?

A questão é que os certificados digitais funcionam de uma forma diferente da maioria dos arquivos que nós lidamos no dia a dia. Eles são criptografados de ponta a ponta, com uma infinidade de protocolos de segurança. Os detalhes de como isso funciona são complexos e específicos demais para alguém que não seja da área entender, mas o que importa é que: os certificados digitais são seguros e confiáveis.

Aliás, se estamos falando de enviar informações oficiais para órgãos públicos — uma das utilidades do certificado digital — parece muito mais seguro exigir um certificado digital criptografado do que uma simples senha, não é mesmo?

Pense em uma chave, mas não uma chave comum e, sim, uma daquelas cheias de ranhuras, que são quase impossíveis de copiar e arrombar. O certificado digital é como uma chave dessas: um arquivo repleto de códigos, que liga o seu computador a um sistema central (controlado pelo governo) e que atesta que aquele documento foi emitido por uma determinada pessoa física ou jurídica.

São esses códigos que separam um documento eletrônico autêntico de um que não tem validade, da mesma maneira que ir ao cartório faz com os papéis.

 

Como funciona um certificado digital?

Ele é um arquivo eletrônico, que fica salvo no computador, na internet, em um servidor. Também pode ser salvo em uma mídia física e até no celular.

Esse arquivo é como uma chave, cheia de códigos. Quando os sistemas processam esses códigos, a assinatura é comprovada.

 

O que é um certificado digital?

Antes de tudo, precisamos explicar que o termo “certificados digitais” é genérico. Vários documentos podem ser feitos em versões eletrônicas: e-CPF, e-CNPJ, OAB, CRM e, mais recentemente, a CNH digital, todos com a mesma validade dos equivalentes em papel. Além disso, existem as NF-e e NFC-e, que substituem as notas fiscais e cupons fiscais, e vários outros tipos de assinaturas eletrônicas.

Então, sua empresa pode adquirir diversos certificados digitais, de acordo com sua necessidade. Até mesmo uma pessoa física pode comprar um documento pela internet, com a mesma facilidade que adquire qualquer produto por um e-commerce. Embora, como dissemos, os aspectos técnicos de segurança da assinatura digital sejam complexos, o processo para adquiri-las e utilizá-las é muito simples.

Mas o que é o certificado digital, na prática, então? O que sua empresa receba quando adquire um? Ele é um arquivo eletrônico, como um documento que você salva no seu computador. Ele também pode ser armazenado na internet, em um servidor, em um token — uma espécie de pen drive, mas mais seguro — e até no seu celular.

É importante mencionar, também, que todos esses documentos podem ser adquiridos em duas modalidades de certificado digital: A1 e A3. A primeira é mais simples e mais barata, tem validade de um ano e consiste apenas em um arquivo que a empresa salva e utiliza. Já o segundo custa um pouco mais, mas vale por três anos e a empresa o recebe no token que citamos acima ou um cartão inteligente, com o arquivo.

 

As duas modalidades de certificados digitais:

A1: válida por um ano, consiste no arquivo que a empresa salva e utiliza

A3: válida por três anos, vem no token ou cartão inteligente

 

Como (e para que) utilizar um certificado digital?

Quanto à sua utilização, a principal delas já foi mencionada: entrar, de forma segura, em sistemas eletrônicos de órgãos públicos, para enviar informações oficiais, como registros trabalhistas, contábeis e financeiros. Nos últimos anos, ter um certificado digital se tornou obrigatório para que as empresas cumpram diversas obrigações com o Governo e a Receita. Por isso, ele é cada vez mais procurado.

Além disso, como dito no início desse texto, é possível assinar contratos com eles. Para isso, é necessário utilizar um sistema online. As partes recebem o documento e o assinam através dele. Esses sistemas, geralmente, são oferecidos pela mesma empresa de tecnologia que fornece o certificado em si.

Uma das principais e mais confiáveis entre elas é a Certisign, parceira da Fazenda Contabilidade. É através dela que estamos oferecendo certificados digitais para nossos clientes.

Como adquirir um certificado digital?

Como dissemos há pouco, a Certisign é uma das principais empresas que oferecem certificados digitais. Existem várias outras, que você pode encontrar em uma rápida pesquisa pelo termo na internet. O importante é que ela seja habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), órgão público que regula esse tipo de tecnologia em nosso país.

 

Atenção

apenas empresas habilitadas pela ICP-Brasil podem emitir certificados digitais válidos. Uma delas é a Certisign, parceira da Fazenda Contabilidade.

 

É possível comprar o certificado pela internet. Mas, para que ele tenha validade, são necessários alguns trâmites burocráticos — como comparecer a uma AR (Autoridade de Registro) — para comprovar os dados preenchidos no site.

Os documentos são rigorosamente fiscalizados antes que se possa usar a assinatura normalmente. Por isso, algumas pessoas e empresas preferem contratar uma assessoria para agilizar a documentação. A Fazenda Contabilidade oferece esse serviço, tanto para quem já é cliente, quanto para quem deseja adquirir apenas esse serviço. Se você quiser saber mais sobre o assunto, entre em contato conosco. Vamos ficar felizes em ajudar.

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