Como fazer um relatório gerencial? Aprenda e veja como é simples!

Como fazer um relatório gerencial? Aprenda e veja como é simples!

A gestão amadora é um desafio a ser superado pelos empreendedores, considerando que 90% das empresas brasileiras são familiares. Nesse aspecto, saber como fazer um relatório gerencial é o primeiro passo rumo ao crescimento sustentável e, em última análise, para garantir a linhagem familiar no comando dos negócios.

De qualquer forma, o relatório gerencial é o instrumento de controle indispensável para todo tipo de empresa, familiar ou não.

É dessa importante ferramenta que trataremos ao longo deste artigo. Acompanhe com atenção e saiba como introduzi-la em suas rotinas administrativas.

Como fazer um relatório gerencial

Antes de nos aprofundarmos nos elementos que compõem um relatório gerencial, devemos esclarecer alguns pontos fundamentais a seu respeito. O primeiro deles é sobre a utilidade, a que se presta um relatório desse tipo.

De cara, podemos dizer que a principal finalidade dessa ferramenta de gestão é fornecer dados que ajudem a orientar decisões importantes.

Afinal, empresa que não avalia seus resultados corre dois grandes riscos imediatos: um, se acomodar com a boa performance comercial, caindo na perigosa zona de conforto. O outro risco é perder de vista os pontos em que precisa melhorar e como a conjuntura externa está afetando o desempenho como um todo.

Nesses aspectos, um relatório voltado à gestão pode ser elaborado para controle financeiro, satisfação do cliente, análise externa e até todas as categorias juntas. Trata-se de um documento elaborado periodicamente, em que deverão constar dados relevantes e que evidenciem possíveis problemas estruturais ou extemporâneos a serem solucionados. Sendo assim, por onde deve começar a sua construção?

Definindo objetivos

Já que um RG — relatório gerencial — pode ser elaborado para servir como demonstrativo de como a empresa está performando em suas atividades, nada mais coerente do que definir o objetivo desse documento antes de sua montagem.

Sua empresa pode, por exemplo, buscar aprimorar a gestão das finanças. A partir de um relatório que compila as informações de tudo que seu negócio movimentou em um mês, será possível extrair dados para comprovar se os resultados foram satisfatórios ou não.

É nesse ponto que surge a necessidade da qual tratamos no próximo tópico.

Estabelecendo metodologia

Um drama enfrentado por empresas controladas por gestores amadores é a falta de conexão entre suas práticas e a realidade que cerca o negócio. Um exemplo disso é facilmente verificado nas já citadas organizações familiares.

Por anos, a fórmula de sucesso nessas empresas é a prestação de serviços ou venda de produtos com alto nível de especialização, ou, em outras palavras, com notório diferencial em relação à concorrência.

Por esse e outros motivos, essas empresas crescem relativamente rápido, já que seus fundadores baseiam-se na produção e não na gestão. O tempo passa, o negócio cresce, e com ele, aumenta a necessidade de adotar mecanismos de controle.

Nesse ponto emerge a gestão profissional como solução, e é aí que o relatório gerencial entra como resultado de um método arquitetado para dar respostas a demandas específicas.

A partir do momento em que a empresa deixa de ter gestão amadora para se tornar profissional, é natural que seja desenvolvida metodologia consistente para facilitar a tomada de decisão. Podemos, então, estruturar uma metodologia em 4 pilares.

Fonte: Pexels.com | Crédito: Lukas (pexels.com/@goumbik)

Definição do que precisa ser acompanhado

Uma metodologia eficaz começa com a adoção dos aspectos empresariais que devem ser acompanhados e as respectivas métricas que darão conta de elucidar o status quo.

Na prática: a métrica ROI serve para medir o retorno sobre o investimento, e é utilizada para medir o sucesso de campanhas de marketing, podendo ser empregada em outros segmentos.

Análise conjuntural aprofundada

Com base nas métricas estabelecidas, é possível confrontar os resultados obtidos com o que se espera atingir. Nesse ponto, a metodologia deve ser construída de maneira a permitir que informações relevantes possam ser desmembradas, tornando mais fácil a identificação de causas e efeitos.

Na prática: supondo que os lucros foram reduzidos em 10% no mês em análise, tal contração pode ter origem na inflação, no aumento dos custos ou mesmo na gestão equivocada dos tributos.   

Identificação dos resultados

Ao aprofundar a análise, torna-se possível identificar em que a empresa apresentou bom desempenho e em que precisa melhorar. É nessa etapa que a metodologia pode revelar o que está travando o crescimento do seu negócio e onde estão possíveis oportunidades.

Na prática: um hipotético setor de compras conseguiu reduzir seus custos operacionais, enquanto o de vendas apresentou retração por desconhecer mecanismos para receber créditos tributários.

Benchmarking interno

Sabendo em que setores ou atividades sua empresa vai bem ou mal, você poderá utilizar suas próprias virtudes e deficiências como referência. Se seu setor de compras conseguiu reduzir custos, pode servir de exemplo para o restante dos setores da organização, desde que sejam feitas as devidas adaptações.

Por outro lado, os pontos a serem aprimorados servem como oportunidade para uma reflexão crítica do que a empresa deve buscar para ter resultados melhores.

Apresentando soluções

A partir dos objetivos propostos e da elaboração de uma metodologia que possibilite controlar como as metas serão atingidas, abrem-se caminhos para uma gestão mais profissional.

Sua empresa passa a centrar esforços na produção e em como essa produção pode aumentar com o mínimo de investimento. O controle do negócio como um todo torna-se mais completo, já que os relatórios gerenciais são a base para análises preditivas.

Nesse tipo de análise, a gestão ganha corpo, deixando de lado a cultura empresarial de “apagador de incêndio”. Em vez de reagir, você será capaz de antecipar soluções antes que problemas mais graves  comprometam seus lucros.

Por esses e outros motivos, um RG tem como escopo a avaliação das finanças, embora possa ser categorizado para todo tipo de análise. Como o setor financeiro é o responsável direto por manter a máquina em funcionamento, é dele que partem os dados mais importantes em todo report, não importa a atividade desempenhada.

Uma vez que seu empreendimento saiba como fazer um relatório gerencial, são abertas janelas de oportunidades que, de outro modo, permaneceriam fechadas.

Manter a organização com as finanças é a base de uma empresa bem sucedida, concorda? É por isso que gostaríamos de sugerir uma outra leitura para você complementar o que aprendeu agora: motivos para separar os gastos pessoais dos da empresa.

Sobre o autor

Fazenda Contabilidade

Com mais de 40 anos de história, a Fazenda Contabilidade é uma empresa tradicional. Mas tradição não é olhar para trás e se manter preso ao passado. É ter conhecimento e segurança para que os próximos passos sejam dados com firmeza. É a história de quem sempre inovou e vai continuar inovando, para atender cada vez melhor aos seus clientes. A Fazenda é uma assessoria empresarial completa, com um time de profissionais de diversas áreas que, juntos, vão cuidar de todos os processos da sua empresa. Com a tradição de quem inova há mais de 40 anos, temos o know-how e a qualidade necessários para ser seu melhor parceiro de negócios.

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