Como mapear processos? 5 passos bem simples

Como mapear processos? 5 passos bem simples

Empresas que sabem como mapear processos percebem ganhos em organização, eficiência e, no final, veem seus lucros crescerem. Nas empresas familiares, por exemplo, há uma dificuldade natural em identificar falhas e corrigir possíveis desvios. É o que acontece quando um processo deficitário “se esconde” apenas porque sempre foi feito assim e ninguém se propõe a analisá-lo criticamente.

Nesse aspecto, o mapeamento é fundamental para revitalizar os negócios. Isso porque um processo de negócio perpassa diversas dinâmicas sequenciais para entregar valor aos seus clientes. Assim, trata-se de cuidar do início ao fim das etapas necessárias para que a empresa cumpra de fato a sua missão.

Continue lendo para saber de que forma você pode começar hoje mesmo uma nova fase em suas atividades, com mais controle e, consequentemente, menos perdas.

1. Reconhecendo os inputs de processos

Embora não exista uma ordem obrigatória para tratar da melhoria de processos, é sempre recomendável começar a mapeá-los a partir de onde eles começam. Seria mais ou menos na linha da popular expressão “cortar pela raiz”. Afinal, identificar os pontos em que seus processos mais importantes se iniciam ajuda a eliminar os vícios mais facilmente.

Por exemplo, vamos supor que seu estoque enfrente problemas em dias nos quais sua loja está mais movimentada. Com o afluxo maior de clientes, seus colaboradores não dão conta de repor gôndolas e prateleiras com a mesma agilidade. Logo, cabe reconhecer onde está a falha, concorda?

Nesse caso, o input seria o pedido de uma mercadoria da loja para o estoque. Desse ponto em diante, até que a mercadoria passe pelo caixa, ocorre todo um conjunto de atividades. Portanto, entender onde um processo começa é o primeiro passo a ser dado para, na sequência, eliminar possíveis erros.

2. Definindo a jornada do cliente

Pode até parecer, mas uma venda não é apenas disponibilizar produtos, receber o pagamento e fim de papo. Um consumidor não chega ao seu estabelecimento por acaso, tampouco volta a comprar por coincidência ou destino.

Existe uma série de condicionantes e fatores que levam as pessoas a optarem por comprar em um local. Desde o primeiro contato com esses elementos até finalmente comprar, cumpre-se uma espécie de roteiro, que, em marketing, é chamado de jornada do cliente.

Para facilitar o entendimento, vamos defini-la hipoteticamente:

  • potencial comprador faz uma busca no Google pelo termo “shampoo em promoção”;
  • como resultado, recebe uma oferta de uma loja;
  • já transformado em lead, ele acessa a oferta e verifica as condições de pagamento;
  • satisfeito, vai até a loja e compra o shampoo com 50% de desconto.

Você poderia substituir a busca no Google por qualquer outra forma de atrair clientes, até mesmo offline. Um folder, anúncio em jornal ou em carro de som, por exemplo, são também recursos para chamar a atenção das pessoas. Se forem atraentes o bastante, é neles que têm início a jornada do cliente, ou seja, o percurso que ele cumprirá até comprar seus produtos ou contratar serviços.

3. Determinando os objetivos

A essa altura, você deve ter percebido que, ao identificar os inputs e a jornada do cliente, as saídas de seus processos também serão naturalmente detectadas. Com todas as informações em mãos, você terá o material de que precisa para determinar os objetivos a serem alcançados.

Vamos voltar ao exemplo do estoque. Depois de uma avaliação minuciosa, você descobriu que, em dias movimentados, a reposição demora porque o setor de compras deve ser informado que uma mercadoria saiu de seu depósito. Temos então um erro no handoff, que é quando o controle de uma certa etapa de um processo passa para outro setor.

4. Recorrendo a especialistas

O exemplo do estoque é relativamente simples, mas há casos em que a identificação das falhas pode ser bem mais complexa. Nas empresas familiares ou de gestão amadora, a falta de maturidade com processos em geral encurta a visão das lideranças. Imersos na rotina, elas acabam por se tornar incapazes de reconhecer onde estão os erros, simplesmente porque, não raro, fazem parte deles.

Nesse caso, a contratação de uma empresa especializada acelera os resultados, em função de vantagens que não seriam percebidas se você decidisse fazer sozinho. As principais delas são:

Conhecimento de mercado

Considere que o seu problema pode ser o de muitas empresas como a sua. Assim, uma empresa que tenha experiência e saiba como mapear processos é uma tremenda mão na roda. Trata-se de especialistas que, no passado, já resolveram casos, se não iguais, muito parecidos com o seu.

Equipes multidisciplinares

O exemplo do estoque serve para ilustrar uma outra dificuldade que pode vir a aparecer em uma auditoria para corrigir processos, a articulação entre setores distintos. Essa é outra vantagem que uma assessoria traz, já que conta com profissionais de diversos segmentos.

Apoio nas tomadas de decisão

Quais critérios adotar antes de tomar uma decisão? Se na sua empresa você percebe que as lideranças não se apoiam em dados ou têm dificuldade em decidir, então uma empresa especializada é indicada.

Melhora a cultura organizacional

Desorganização em processos gera, por consequência, a percepção de que na sua empresa tudo pode e que não há controle dos desvios. Sendo assim, melhorar os processos contribui para formar uma cultura de valorização da sua marca. Por meio dos ganhos em agilidade nos processos, você estimula os valores e a cultura organizacional se consolida.

Dá sentido à comunicação interna

Imagine que sua empresa mantém um mural de avisos, em que comunica, por exemplo, datas de eventos ou assuntos de interesse geral. Se os processos estão desorganizados, esse pode ser um tiro pela culatra, afinal, cada novidade pode representar sinônimo de aborrecimentos. Ao ler um comunicado de um evento, seu colaborador pode simplesmente ignorar porque sabe que terá de enfrentar burocracia, disputas e outros problemas de organização.

5. Acionando uma assessoria empresarial

Se você se identificou com os pontos abordados, então está pronto para começar uma nova etapa em que seus processos deixarão de ser um gargalo de produção. Uma assessoria empresarial será seu apoio para o planejamento e execução de ações. Como mapear processos depende de abordagem de profissionais experientes, é nesse tipo de serviço que você terá o suporte mais seguro.

Agora você já sabe como mapear processos e os ganhos que isso pode trazer para a sua empresa, especialmente se contar com ajuda de especialistas. A decisão mais importante, no entanto, continua sendo sua.

Precisa de auxílio? Faça contato agora mesmo e saiba o que podemos fazer para ajudar a colocar sua empresa nos trilhos!

Sobre o autor

Fazenda Contabilidade

Com mais de 40 anos de história, a Fazenda Contabilidade é uma empresa tradicional. Mas tradição não é olhar para trás e se manter preso ao passado. É ter conhecimento e segurança para que os próximos passos sejam dados com firmeza. É a história de quem sempre inovou e vai continuar inovando, para atender cada vez melhor aos seus clientes. A Fazenda é uma assessoria empresarial completa, com um time de profissionais de diversas áreas que, juntos, vão cuidar de todos os processos da sua empresa. Com a tradição de quem inova há mais de 40 anos, temos o know-how e a qualidade necessários para ser seu melhor parceiro de negócios.

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